Менеджер высшего звена компании – человек занятой. Найти его, когда подпись на документ была нужна, как говорится, вчера, иногда представляется крайне затруднительным. И тут на ум приходит факсимильная копия подписи, или факсимиле – такая же, какую расставил на обращениях к избирателям районный кандидат в народные депутаты… Применимо ли факсимиле в экономическом обороте?

Впервые понятие «факсимильное воспроизведение подписи» встречается предпринимателю в Гражданском кодексе РФ. П. 2 ст. 160 ГК РФ говорит, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Поскольку в экономических отношениях действует принцип диспозитивности – ключевым словом в этом правиле является слово «допускается».

Практически ту же формулировку содержит и п.4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (это основной закон о регулировании информационного обмена в РФ): «В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами». Означает ли это, что отсканированный текст документа с факсимиле руководителя компании, направленный контрагенту по электронной почте, тоже может рассматриваться как документ, равносильный «бумажному»?

При анализе действующего законодательства выясняется, однако, что ни один федеральный закон не устанавливает детализованного порядка применения факсимильного воспроизведения подписи. Следовательно, пробуем найти такой порядок в подзаконных актах и актах министерств и ведомств. На вопрос об использовании факсимиле отвечает Федеральная налоговая служба. Приведем полностью текст Письма Министерства РФ по налогам и сборам (в настоящее время этот орган называется Федеральной Налоговой Службой РФ или ФНС РФ) от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи».

«В связи с поступающими запросами по использованию факсимиле подписи в работе налоговых органов Министерство Российской Федерации по налогам и сборам сообщает следующее.

В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Учитывая изложенное, Министерство Российской Федерации по налогам и сборам запрещает использовать факсимиле подписи должностных лиц территориальных налоговых органов в основной деятельности.

Государственный советник

налоговой службы III ранга

Р.М.ДОСМУХАМЕДОВ»

Как видно из текста приведенного письма, позиция высшего налогового органа РФ однозначна: использование факсимиле допустимо только в том случае, когда:

- все стороны правоотношения по сделке (договору), которая подлежит скреплению подписями сторон, согласны на применение факсимиле;

- документ не имеет финансовых последствий.

Поскольку в экономических отношениях практически любой документ, от бухгалтерского до кадрового, имеет финансовые последствия, позиция автора может быть сформулирована следующим образом. Безусловно, риск использования факсимильного воспроизведения подписи оценивать самой организации или индивидуальному предпринимателю. Но если возможно обойтись без применения факсимиле – лучше его не использовать.